Aleksandra Nowicka, Head of HR & Payroll w BPiON przypomina, że dla działów kadr i płac oznacza to dwie nowe sytuacje rozliczeniowe, ponieważ skutki podatkowe i składkowe wypłaty zależą od tego, czy podstawą jest wyrok, ugoda sądowa czy porozumienie zawarte w firmie. Potrącenie zwrotu z pensji sprawcy wymaga tytułu wykonawczego albo jego pisemnej zgody i podlega kodeksowym limitom. Firmy zatrudniające co najmniej 10 osób mają ponadto czas do 5 maja 2027 r. na wprowadzenie regulaminu przeciwdziałania mobbingowi.

 Ustawa nie podaje kwot zadośćuczynienia, tylko mnożniki minimalnego wynagrodzenia. Dlatego kwoty zmienią się 1 stycznia 2027 r., gdy płaca minimalna wzrośnie z 4 806 zł do 4 950 zł [2]. Zadośćuczynienie za mobbing wyniesie co najmniej sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 28 836 zł w 2026 r. i 29 700 zł w 2027 r. Co ważne, w sprawach o nierówne traktowanie pracownik musi uprawdopodobnić naruszenie, a pracodawca wykazać, że do niego nie doszło. Do Kodeksu trafiają też dwa nowe pojęcia. Dyskryminacja przez założenie dotyczy przypadku, gdy przyczyna gorszego traktowania jest mylnie wiązana z pracownikiem. Dyskryminacja przez skojarzenie dotyczy przypadku, gdy wynika ona z powiązania pracownika z osobą, której ta przyczyna dotyczy.

„Przy wypłacie zadośćuczynienia kluczowe jest to, jaka jest podstawa prawna wypłaty. Zadośćuczynienie zasądzone wyrokiem lub ustalone w ugodzie sądowej co do zasady korzysta ze zwolnienia z PIT, bo jego zasady wynikają wprost z Kodeksu pracy. Ugoda pozasądowa albo porozumienie zawarte w firmie to inna sytuacja: ustawa o PIT wyłącza zwolnienie dla kwot wynikających z umów i ugód innych niż sądowe. Od podstawy wypłaty zależą też skutki w składkach ZUS. Błędna kwalifikacja oznacza korekty list płac, deklaracji i informacji podatkowych, a przy kontroli ZUS, urzędu skarbowego czy PIP dodatkowe pytania o całą sprawę. Dlatego za każdym razem trzeba wnikliwie przeanalizować, co dokładnie jest wypłacane, aby bezbłędnie ustalić skutki podatkowe i składkowe” - mówi Aleksandra Nowicka z BPiON.

Regres i potrącenia z pensji sprawcy

Pracodawca, który wypłaci zadośćuczynienie lub odszkodowanie za mobbing, może dochodzić zwrotu od sprawcy wyrównania szkody w wysokości odpowiadającej stopniowi winy tej osoby i pracodawcy.

„Jeśli sprawca nadal pracuje w firmie, pracodawca nie może po prostu potrącić tej kwoty z jego pensji. Kodeks pracy dopuszcza takie potrącenie na podstawie tytułu wykonawczego albo za pisemną zgodą pracownika. W obu przypadkach obowiązują limity i kwoty wolne od potrąceń z art. 87 i 91 Kodeksu pracy, liczone od płacy minimalnej, więc od stycznia 2027 r. one również się zmienią. Kolejność kroków, wzór zgody i sposób ujęcia potrąceń na liście płac warto mieć przygotowane, zanim pojawi się pierwsza taka sprawa. Warto jednocześnie pamiętać, że takie sprawy są wielowymiarowe i wymagają wiedzy m.in. z zakresu prawa pracy, podatków, składek i rozliczeń płacowych, dlatego tak ważna jest współpraca z zaufanym partnerem w zakresie usług kadrowo-płacowych” - przypomina Aleksandra Nowicka, Head of HR & Payroll, BPiON.

Art. 94³ w nowym brzmieniu

Trzeba przypomnieć, że roszczenia pracownika i regres pracodawcy wynikają z nowej definicji mobbingu. Dotychczasową, wieloelementową definicję mobbingu zastępuje jedno sformułowanie: mobbing to zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Ustawa wyjaśnia, że uporczywość oznacza nękanie powtarzalne, nawracające lub stałe. Zachowania incydentalne mobbingiem nie są, nawet jeśli naruszają dobra osobiste pracownika. Kodeks po raz pierwszy wymienia przykładowe przejawy mobbingu. Są to: upokarzanie i uwłaczanie, zastraszanie, zaniżanie oceny przydatności zawodowej, nieuzasadniona krytyka, poniżanie lub ośmieszanie, utrudnianie wykonywania zadań, korzystania z kompetencji, komunikacji ze współpracownikami i dostępu do informacji, izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu.

Mogą się na nie składać elementy fizyczne, werbalne lub pozawerbalne. Za mobbing uznaje się też nakazywanie takich zachowań lub zachęcanie do nich. Kwalifikacja nie zależy od tego, czy sprawca chciał nękać. Sprawcą może być pracodawca, przełożony, osoba na równorzędnym stanowisku, podwładny lub ktoś pracujący na innej podstawie niż umowa o pracę, a także grupa osób. Ustawa wyłącza z definicji uzasadnione i wyrażone we właściwej formie rozliczanie z pracy oraz jej krytykę.

Znika też wymóg, który dziś najczęściej zamyka drogę do zadośćuczynienia. Według obecnego art. 94³ Kodeksu pracy może go dochodzić tylko pracownik, u którego mobbing wywołał rozstrój zdrowia.

Dwa terminy, różne obowiązki

Od 5 listopada każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych, ma systematycznie przeciwdziałać mobbingowi. Ustawa rozpisuje to na prewencję, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników muszą dodatkowo spisać reguły, procedury i częstotliwość tych działań, chyba że zawiera je już układ zbiorowy lub regulamin pracy. Mają na to sześć miesięcy od wejścia ustawy w życie.

„Sześć miesięcy to mniej niż się wydaje. Treść regulaminu trzeba uzgodnić z zakładowymi związkami zawodowymi, a jeśli ich nie ma, z przedstawicielami pracowników. Ustawa daje na to 30 dni od przedstawienia projektu. Do nowego regulaminu stosuje się też art. 104³ Kodeksu pracy, więc wchodzi on w życie dwa tygodnie po podaniu go do wiadomości pracowników. Licząc wstecz od 5 maja, projekt powinien trafić do strony społecznej najpóźniej w drugiej połowie marca 2027 roku” - podsumowuje Aleksandra Nowicka.

[1] Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy - Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. 2026 poz. 1046: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2026/1046/text/T/D20261046L.pdf.

[2] https://www.pit.pl/aktualnosci/placa-minimalna-2027-ostatecznie-ustalona-tyle-wyniesie-najnizsza-krajowa

Zdjęcie do pobrania na: https://pap-mediaroom.pl/biznes-i-finanse/zadoscuczynienie-za-mobbing-kiedy-pracodawca-moze-potracic-te-kwote-z-pensji

Źródło informacji: BPiON